Tämä on Harju Elekter Oy:n rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 20.01.2020. Viimeisin muutos 03.05.2021.

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot:

Harju Elekter Oy
Sammontie 9
28400 Ulvila

y-tunnus: 1762518-9

Yhteydenotot:

2. Henkilötietojen käsittelyn perusteet ja tarkoitukset

Henkilötietoja voidaan käyttää seuraavilla oikeusperusteilla ja käyttötarkoituksissa:

Rekisterinpitäjän ja sen asiakkaana, alihankkijana tai yhteistyökumppanina olevan yrityksen (jäljempänä ”Yritys”) välisen sopimuksen täytäntöönpano sekä sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen rekisteröidyn pyynnöstä, esim:

  • tiedusteluihin, tarjouspyyntöihin yms. vastaaminen,
  • sovittujen tuotteiden ja palveluiden toimittaminen ja hankkiminen sekä
  • sopimusten ja tilausten hallinnointi, laskutus ja perintä

Rekisterinpitäjän ja Yritysten väliseen asiakas-, toimittaja- tai muuhun suhteeseen perustuvan oikeutetun edun mukaisesti:

  • rekisterinpitäjän ja Yrityksen välisen asiakas- tai muun suhteen luominen, hoitaminen, ylläpito ja kehittäminen;
  • liiketoiminnan, tuotteiden ja palveluiden suunnittelu ja kehittäminen;
  • asiakas- ja muut tyytyväisyystutkimukset sekä muu Yrityksen ja rekisterinpitäjän väliseen suhteeseen perustuva viestintä

Rekisterinpitäjän ja sen yhteistyökumppaneiden oikeutetun edun mukaisesti:

  • tuotteiden ja palvelujen suoramarkkinointi sekä kohdentaminen (ml. uutiskirjeen lähettäminen) puhelimitse, kirjeitse sähköpostilla, tekstiviestillä ja muuten sähköisesti;
  • tuotteiden ja palvelujen Internet- ja mobiilimainonta ja sen kohdentaminen;
  • mielipide- ja markkinatutkimukset, markkinointikilpailujen ja muiden tapahtumien järjestäminen ja

Rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella:

  • rekisteröidyn paikantaminen sekä
  • tietojen kerääminen rekisterinpitäjän verkko- ja mobiilipalvelujen käytöstä evästeiden, mainontatunnisteiden tai muiden vastaavien teknisten seurantakeinojen avulla tämän selosteen mukaisiin tarkoituksiin.

Rekisteröityjen ja heidän tietojensa analysointi, profilointi, segmentointi ja tilastointi edellä mainittujen käyttötarkoitusten yhteydessä.

3. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja nykyisistä ja potentiaalisista asiakas-, alihankkija- ja yhteistyöyritysten tai yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä ovat: Henkilön nimi, asema, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite ja postiosoite), syntymävuosi, sukupuoli, äidinkieli, palvelukieli, toivottu yhteydenottotapa, www.sivustojen osoitteet, verkkoyhteyden IP-osoite, tiedot tilatuista tuotteista, laskutustiedot ja muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin tuotteisiin liittyvät tiedot.

  • Markkinointitiedot: tehtäviä ja asemaa elinkeinoelämässä tai julkisessa tehtävässä koskevat tiedot, ammatilliset kiinnostuksen kohteet, muut rekisteröidyn ilmoittamat tiedot; rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet, osallistuminen tapahtumiin, suoramarkkinointi- ja muut luvat ja suostumukset sekä kiellot ja rajoitukset;
  • Sähköisten palveluiden käyttötiedot: käyttöoikeuden edellyttämät rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus, nimimerkki, salasana ja muu mahdollinen yksilöivä tunnus; palvelujen käyttö- ja selaustiedot, mainokset jotka on näytetty sekä tiedot mainosten klikkaamisesta; sivu, jolta käyttäjä on siirtynyt rekisterinpitäjän sivustolle, laitteen malli, yksilöllinen laite- ja/tai evästetunniste, tiedonkeruun kanava (internetselain, mobiiliselain, sovellus), selaimen versio, IP-osoite, istuntotunniste, istunnon aika ja kesto sekä näytön tarkkuus ja käyttöjärjestelmä ja paikannustiedot.
  • Yhteydenpitoon liittyvät tiedot: palautteet ja yhteydenotot, sähköpostit, sähköiset asiointilomakkeet, chat-keskustelut, puhelutallenteet;
  • Tietoja sosiaalisen median käytöstä: Rekisterinpitäjän Internet-sivustolla voi olla käytössä sosiaalisen median toimintoja (eli yhteisöliitännäisiä), kuten Facebookin Tykkää-painike tai sisällön jakamiseen tarkoitettu Jaa tämä -painike. Facebook voi luovuttaa rekisterinpitäjälle tiedot käyttäjän Facebookissa jakamista sivustoa koskevista kommenteista ja linkeistä. Lisäksi Facebook voi luovuttaa rekisterinpitäjälle käyttäjän julkiseen profiiliin sisältyvät tiedot sekä muita tietoja, joita Facebookin käyttäjä jakaa rekisterinpitäjän palveluiden kanssa. Yhteisöliitännäiset ovat niitä tarjoavan yrityksen vastuulla. Niiden tietosuojakäytäntöihin voi perehtyä niiden omissa palveluissa, esim. Facebook: https://fi-fi.facebook.com/privacy/explanation ja LinkedIn: https://www.linkedin.com/legal/preview/privacy-policy
  • Profiili- ja luokittelutiedot: Edellä kuvattujen tietojen, sekä säännönmukaisista tietolähteistä kerättyjen luokitus- yms. tietojen analysoinnin ja profiloinnin perusteella muodostetut asiakas-/käyttäjä- ja markkinointisegmentit ja -profiilit

4. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, tapahtumiin osallistumisista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää yleisesti saatavilla olevista tietolähteistä, kuten yritysten verkkosivuilta, kaupparekisteristä, postioperaattoreilta, yhteystietopalveluista (esimerkiksi Suomen Asiakastieto Oy, Fonecta Oy, Posti Oy) sekä muista vastaavista yritys- ja päättäjärekistereistä sekä muista julkisista ja yksityisistä rekistereistä.

5. Henkilötietojen luovutukset ja siirrot

Rekisterinpitäjä voi luovuttaa rekisterin tietoja rekisterinpitäjän konserniyhtiöille ja yhteistyökumppaneille, kun se on tarpeellista rekisterin käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, esim. sovittujen tuotteiden tai palvelujen toimittamiseksi. Muuten tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille ilman rekisteröidyn suostumusta.

Rekisterinpitäjä voi myös luovuttaa tietoja yhteistyökumppaneilleen, kun se on tarpeellista rekisterin käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, esim. asiakkaan rekisterinpitäjältä tilaamien kolmannen osapuolen palvelujen toteuttamiseksi tai, kun asiakas on antanut siihen suostumuksensa. Tietoja ei luovuteta muille ulkopuolisille tahoille paitsi, jos se on välttämätöntä rekisterinpitäjän lakisääteisten tai sopimukseen perustuvien velvollisuuksien täyttämiseksi.

Rekisterinpitäjällä on oikeus käyttää alihankkijoita palvelujensa tarjoamisessa ja toteuttamisessa. Näitä alihankkijoita ovat esimerkiksi ICT-palvelujen tuottajat. Tällöin henkilötietoja voidaan siirtää alihankkijoille siinä määrin kuin se on tarpeen palvelujen toteuttamiseksi. Nämä alihankkijat käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun rekisterinpitäjän ohjeiden ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Rekisterinpitäjä huolehtii sopimusteitse, että henkilötietoja käsitellään lainsäädännön mukaisesti.

Henkilötietoja voidaan siirtää käsiteltäväksi myös EU-/ETA:n alueen ulkopuolisessa maassa. Ellei Euroopan komissio ole päättänyt, että käsittelymaan tietosuojan taso on hyväksyttävä, rekisterinpitäjä varmistaa asianmukaisen tietosuojan tekemällä alihankkijoiden kanssa kirjalliset sopimukset Euroopan komission hyväksymillä vakiosopimusehdoilla (päätös C (2010)593) tai muulla lainmukaisella menettelyllä.

6. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

7. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti reksiterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.  Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

8. Rekisteröidyn oikeudet henkilötietojen käsittelyssä

Oikeus peruuttaa suostumuksensa ja kieltää suoramarkkinointi:

  • Rekisteröity voi milloin tahansa peruuttaa sähköiseen suoramarkkinointiin ja muihin tarkoituksiin antamansa suostumukset. Rekisteröity voi myös kieltää tietojensa käyttämisen suoramarkkinointiin, sitä koskeva profilointi mukaan lukien.

Oikeus tarkastaa tietonsa ja vaatia tiedon oikaisemista tai poistamista:

  • Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu ja saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista (ks. kohta 7.3). Jos rekisteröity havaitsee virheellisiä, vanhentuneita, tarpeettomia tai lain vastaisia tietoja, hänen on oma-aloitteisesti oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva virheellinen tieto, jos se on palvelussa mahdollista, tai ilmoitettava virheistä ja oikeista tiedoista rekisterinpitäjälle.

Oikeus saada tiedot itselleen sekä siirtää tiedot järjestelmästä toiseen:

  • Jos rekisteröity on toimittanut henkilötietojaan rekisterinpitäjälle ja käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, hänellä on oikeus saada nämä tiedot itselleen jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä oikeus siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.

Oikeus vastustaa tai rajoittaa henkilötietojen käsittelyä:

  • Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä tai pyytää käsittelyn rajoittamista. Kun henkilötietojen käsittelemisen perusteena on oikeutettu etu, rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella. Rekisteröidyn on pyynnön yhteydessä yksilöitävä vastustamisen perusteena oleva erityinen tilanne.
  • Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista lakisääteisillä perusteilla esimerkiksi, kun rekisteröity odottaa rekisterinpitäjän vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle:

  • Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Yhteydenotot oikeuksien käyttämiseksi:

  • Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään 1. kohdassa ilmoitetun mukaisesti. Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja todistamaan henkilöllisyytensä.

9. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa.

Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Rekisterin suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika:

Tietojen käyttöön ovat oikeutettuja vain ne henkilöt, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä tietoja. Tietoja säilytetään lukituissa ja kulunvalvonnalla suojatuissa tiloissa. Sähköiset tiedot on suojattu palomuurein, käyttöoikeuksien hallinnalla ja muilla teknisillä keinoilla.

Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kuin se on tarpeellista käyttötarkoituksen vuoksi. Tiedot hävitetään rekisterinpitäjän ja Yrityksen välisen asiakas-, toimittaja- tai muun suhteen päättymisen jälkeen tai sen jälkeen, kun rekisterinpitäjä on saanut tiedon, että rekisteröity ei ole enää Yrityksen kontaktihenkilönä seuraavin poikkeuksin:

  • Sähköisten palveluiden käyttötiedot ja yhteydenpitoon liittyvät tiedot säilytetään viiden vuoden ajan em. ajankohdasta
  • Anonymisoituja tietoja voidaan säilyttää pysyvästi
  • Rekisteröidyn perustiedot, markkinointitiedot sekä rekisteröidyn muut suostumuksella annetut tiedot voidaan säilyttää pysyvästi suoramarkkinointitarkoituksia varten lain sallimissa puitteissa
  • Kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön sallimissa tilanteissa edellä mainittujen säilytysaikojen jälkeen.

(Huom. rekisterinpitäjä säilyttää muilla perusteilla yritysasiakkaan tietoja, eli tietoja sellaisesta rekisterinpitäjän tuotteiden ja palvelujen käytöstä, kirjeenvaihdosta ja muusta yhteydenpidosta, jotka rekisteröity on suorittanut yritysasiakkaan edustajana sen puolesta ja lukuun, sillä ne eivät ole henkilötietoja.)